Nel mondo esistono oltre 4 miliardi di account email, praticamente uno ogni due abitanti del pianeta.
Dedichiamo il 28% del tempo lavorativo alla posta elettronica, che è il mezzo di comunicazione più utilizzato in azienda.
Il fatto di poter essere raggiungibili da tutti in modo semplice ha prodotto un flusso di comunicazione abnorme e la gratuità dell’email ha fomentato lo sviluppo dello spam.
Gran parte dei problemi lavorativi potrebbero essere evitati scrivendo meglio.
È raro trovare email scritte in modo lineare, sintetico ed efficace. Per lo più scriviamo troppi messaggi, spesso inutili, con approcci sbrigativi e toni talvolta inopportuni. Se a questo aggiungiamo che le email vengono lette durante gli impegni lavorativi tra una telefonata e una riunione è probabile che anche la soglia di attenzione del destinatario sia piuttosto bassa.
10 SUGGERIMENTI PER SCRIVERE UN’EMAIL EFFICACE:
- Scrivete solo se serve.
- Se avete intenzione di lamentarvi di qualcosa con un vostro collega fategli prima una telefonata per chiedergli chiarimenti. Mettere per iscritto una lamentela equivale a formalizzare un reclamo e farvi un nemico.
- Siate educati. State entrando nella vita di una persona, fatelo con rispetto.
- Se dovete scrivere un’email delicata chiaritevi le idee utilizzando uno schema per punti. Chiedetevi: “Cosa devo dire e in che ordine?”
- Siate brevi. Solo il 15% degli utenti legge un’ email per intero. Ricordatevi la regola delle tre C: Concisa, Cortese e Convincente.
- Scrivete l’oggetto della email. Deve essere chiaro, attraente e preciso. La precisione dell’ oggetto vi aiuterà a ritrovare l’email nei motori di ricerca della posta anche molto tempo dopo la scrittura.
- Non scrivete in stampatello, potreste facilmente finire nello spam.
- Staccate le righe quando concludete un argomento, vedere uno spazio bianco rende più stimolante la lettura.
- Se avete più cose da comunicare utilizzate un elenco numerato, aiuterà il vostro interlocutore a rispondervi punto per punto.
- Evitate fondi colorati con disegnini e ghirigori, l’email è uno strumento di lavoro!